Przykład obliczenia wynagrodzenia za urlop

Chcąc, aby program Aga automatycznie wyliczał urlopy wypoczynkowe, należy prowadzić ewidencję obecności pracownika. Opcję tą należy wskazać w Ustawieniach (pasek ikon) , w zakładce Ewidencja. Program umożliwia również wskazanie składników, które będą wliczane do wyliczenia stawki urlopu. Aby ustalić jak będzie liczony urlop, należy wejść w menu Opcje->Definicja stawki urlopu.

W polu Składnik płacowy można wybrać wszystkie dodatki, które będą wliczane do stawki urlopu. Można wybrać: dodatki funkcyjne, dodatki socjalne, dopłaty za nadgodziny nocne, inne dodatki nieopodatkowane, inne dodatki, kwota zlecenia, nadgodziny, nagroda jubileuszowa, odprawa emerytalna, odszkodowanie, płaca podstawowa, płaca zasadnicza, premia, stawka godzinowa, świadczenia urlopowe oraz składniki definiowane, które można samemu ustalać (Ustawienia, zakładka Składniki definiowane). Kolejne składniki płacowe można dodawać używając przycisku z symbolem + .

Do każdego składnika definiowanego możemy ustalić osobny

Sposób wliczania do stawki urlopu:

• Obecna stawka – ten składnik będzie wliczany tylko z listy z obecnego miesiąca (w którym jest urlop).
• Średnia wg daty wypłaty – program bierze pod uwagę daty wypłat.
• Średnia wg daty listy – zostaną wzięte pod uwagę 3 ostatnie listy bez względu na datę wypłaty.
• Nie wliczany – składnik nie zostanie wzięty pod uwagę wyliczając stawkę urlopu.

Mając ustalone parametry obliczania urlopu, należy wprowadzić dane kadrowe pracowników. Aby program prawidłowo wyliczał urlop trzeba pamiętać, by uzupełnić w danych kadrowych rodzaj etatu, ilość godzin pracy w poszczególnych dniach, kod tytułu ubezpieczenia oraz datę zatrudnienia oraz ewentualnie datę zwolnienia (końca umowy).  Po wprowadzeniu prawidłowo danych kadrowych należy wejść w Ewidencję obecności pracownika i wpisać ilość dni urlopu, które przysługują pracownikowi.

Wymiar urlopu, należy samemu wyliczyć na podstawie zebranych danych z poprzednich umów o pracę oraz biorąc pod uwagę ukończone szkoły. Często bywa iż program Aga jest zakupiony w trakcie funkcjonowania firmy. Należy wówczas wziąć pod uwagę pole Z poprzedniego roku, jeśli urlop z poprzedniego roku nie został wykorzystany. Wypełniamy pole Wymiar (dni) oraz pole Godz. przeliczając wymiar na godziny. Ważną funkcją do zaznaczenia jest Obliczaj proporcjonalnie. Funkcja ta sprawia, że program wylicza urlop biorąc pod uwagę ilość etatu oraz wylicza ile dni urlopu przysługuje do danego miesiąca. Niezaznaczając opcji Obliczaj proporcjonalnie program będzie pokazywał w “pozostało” wymiar, który przysługuje pracownikowi w ciągu roku. Zazwyczaj ta opcja nie jest zaznaczana dla pracowników zatrudnionych na dłuższy okres.

Osoba, która podejmuje pracę po raz pierwszy uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującej jej po przepracowaniu miesiąca. W praktyce oznacza to, że po zakończeniu pierwszego miesiąca pracy będzie mogła ona wziąć 1/12 należnego urlopu rocznego.

Aby wyliczyć stawkę dzienną urlopu program bierze średnią z 3 miesięcy ze składników zmiennych i bieżącą wartość płacy podstawowej. Średnią stawkę dzienną ze składników zmiennych wylicza się sumując wartość z tych składników (Opcje->Definicja stawki urlopu) z 3 miesięcy i dzieląc je przez ilość przepracowanych dni w tych miesiącach.

Stawkę dzienną z płacy podstawowej program wylicza w przypadku:

• Stawki miesięcznej dzieląc płacę zasadniczą  przez ilość dni do przepracowania w bieżącym miesiącu.
• W przypadku stawki godzinowej mnożąc stawkę godzinową przez wymiar godzin i etat.

Gdy w przeciągu ostatnich 3 miesięcy wystąpi miesiąc, w którym pracownik nie przepracował ani jednego dnia  wówczas program cofnie się do 4 miesiąca.

Gdy mamy już ustaloną definicję stawki urlopu oraz uzupełniony wymiar przysługującego urlopu w ewidencji obecności pracownika, możemy przystąpić do uzupełnienia absencji. W Ewidencji obecności pracownika, aby udzielić pracownikowi urlopu musimy wpisać odpowiedni symbol przy dniach urlopu. W przypadku urlopu wypoczynkowego należy dwukrotnie kliknąć w polu Symbol w danym dniu, a następnie wybrać symbol “U”.

Przykład obliczenia stawki urlopu:
Pracownik zatrudniony od stycznia w pełnym wymiarze etatu, któremu przysługuje 20 dni urlopu rocznie, bierze w maju 1 dzień urlopu.
1.   luty: płaca zasadnicza 1000 zł
2.   marzec: płaca zasadnicza 1000 zł
3.   kwiecień: płaca zasadnicza: 1000 zł, premia uznaniowa 100 zł, dodatek funkcyjny 100zł, nagroda (składnik definiowany) 100 zł

Program zsumuje płace zasadnicze oraz dodatki, które wystąpiły w miesiącu kwietniu, które również są wskazane w definicji stawki urlopu i podzieli przez ilość dni przepracowanych w 3 poprzednich  miesiącach.

• Stawka dzienna: 3300/61≈54,10
• Godzinowa stawka urlopu: 3300/488≈6,76

Do wyliczenia ekwiwalentu urlopowego program pobiera wszystkie składniki, które były brane przy wyliczaniu stawki za dzień urlopu z tym, że suma tych składników podzielona przez 3 daje średnią miesięczną, którą następnie program wymnaża przez współczynnik ekwiwalentu. Współczynnik ten powinien zostać określony przez użytkownika w opcji Ustawienia, na zakładce Płace – ikona Popraw, a następnie w oknie Konifugracja liczenia płac, na stronie drugiej II zaznaczamy parametr Współczynnik ekwiwalentu (w prawym górnym rogu).

Przykład wyliczenia ekwiwalentu:
Pracownikowi pozostało w maju 160 godzin urlopu, za który należy mu wypłacić ekwiwalent (koniec umowy). W ewidencji obecności została wypełniona rubryka ekwiwalent.
1.    luty: płaca zasadnicza 1000 zł
2.    marzec: płaca zasadnicza 1000 zł
3.    kwiecień: płaca zasadnicza: 1000 zł, premia uznaniowa 100 zł, dodatek funkcyjny 100zł, nagroda (składnik definiowany) 100 zł

• stawka dzienna: (3300/3)/21=52,38
• stawka godzinowa: 52,38/8=6,55
• ekwiwalent urlopowy: 6,55*160 godz.=1048 zł