Księgowanie z programu Ewa do programu Ala

Program Ewa posiada możliwość automatycznego wysyłania dokumentów sprzedaży i zakupu do programu Ala. Proces ten polega na wysłaniu dokumentów polecenia księgowania w postaci pliku tekstowego, który następnie będzie mógł zostać odczytany w programie księgowym. Chcąc zaksięgować dokumenty, należy wybrać Dokumenty, następnie Dokument na górnym pasku zadań Księgowanie->Księgowanie do Ala.

W dalszej kolejności, w oknie, które się pojawi na ekranie, ustalamy parametry księgowania

Dokumenty zostaną zaksięgowane od daty ostatniego księgowania Ustawienia-> Księgowanie->Data ostatniego księgowania do daty podanej w oknie księgowania. Istnieje możliwość wyboru, w jaki sposób dokumenty mają być zaksięgowane w programie Ala:

• Bez grupowania – dokumenty zostaną przesłane do programu Ala i zaksięgowany każdy z osobna.
• Grupuj paragony – wszystkie paragony zostaną wysłane do programu Ala i zaksięgowane w jednej pozycji jako np. Zestawienie paragonów od 2014-01-02 do 2007-08-04.
• Grupuj sprzedaż – zamiast każdego dokumentu z osobna, wysłane zostaną zestawienia dokumentów np. Zestawienie faktur od 2014-01-02 do 2007-08-04.

Bardzo istotne jest miejsce (katalog), do którego wysłane zostaną polecenia księgowania (Ustawienia->Księgowanie->Katalog poleceń księgowań). Katalog ten powinien być taki sam jak w programie Ala (w innym przypadku program Ala nie będzie mógł odczytać wysłanych poleceń). Jak ustawić katalog w programie Ala opisano w części instrukcji, która dotyczy tego programu.

Każdy dokument w programie posiada status księgowania zapisany w kolumnie Księgowany:

• Puste pole – dokument jest zaksięgowany lub nie podlega księgowaniu.
• Nie – dokument podlega księgowaniu i nie jest zaksięgowany.

Sposób księgowania poszczególnych dokumentów, zależy od wartości pola Księgowanie (Kolumna), znajdującego się w oknie edycyjnym dokumentu na zakładce Opcje. Pole to jest domyślnie wypełniane zgodnie z ustawieniami w konfiguracji Ustawienia->Księgowanie – Nr kolumny przy zakupach, Nr kolumny przy sprzedaży. Przed księgowaniem dokumentów można zmienić ich sposób księgowania za pomocą opcji Dokument (na głównym pasku za menu Pomoc)->Księgowanie->Zmiana sposobu księgowania. Opcja działa dla jednego ustawionego dokumentu lub grupowo dla zaznaczonych dokumentów. Zmiany tej można również dokonać bezpośrednio na dokumencie poprzez opcje Popraw w edycji danych dokumentu na zakładce Opcje->Księgowanie (Kolumna).