Równoważny czas pracy
Aby w programie Aga dostępna była opcja Równoważny czas pracy, należy w menu Inne -> Ustawienia -> zakładka: Ewidencja -> sekcja: Równoważny czas pracy zaznaczyć opcję Stosować równoważny czas pracy oraz określić czy funkcja ta będzie stosowana u wszystkich pracowników, czy zgodnie z ustawieniem w Kadrach, w indywidualnych kartotekach pracowników. W oknie tym również należy określić od kiedy ma być stosowany równoważny czas pracy.
Po uruchomieniu równoważnego czasu pracy, jeżeli została zaznaczona opcja Stosować równoważny czas pracy zgodnie z ustawieniami w kadrach, należy podczas edycji danych kadrowych pracownika, na Stronie V, zaznaczyć opcję Stosuj równoważny czas pracy. W danych kadrowych pracownika, należy również uzupełnić datę zatrudnienia, wymiar etatu oraz dzienny wymiar godzin do przepracowania.
Rozliczanie równoważnego czasu pracy odbywa się poprzez edycję Ewidencji obecności pracownika. W ewidencji obecności, należy wpisywać w kolumnie Przeprac., w jakich dniach i ile faktycznie godzin przepracował pracownik w każdym miesiącu. Jeżeli np. w miesiącu styczniu pracownik wypracuje więcej dni i godzin niż miał faktycznie do przepracowania to w ewidencji obecności na zakładce Równoważny czas pracy będzie wykazane ile nadgodzin jest do rozliczenia. Jeżeli natomiast pracownik w miesiącu styczniu wypracuje mniej godzin, to w polu Czas poniżej normy będzie widniała informacja ile godzin mniej zostało przepracowanych w danym miesiącu. Ewidencję obecności należy wypełniać w każdym miesiącu.
Rozliczenie czasu pracy nastąpi w ostatnim miesiącu kwartału i jeżeli pracownik będzie miał przepracowanych więcej godzin niż było faktycznie do przepracowania w danym kwartale, wówczas system godziny te rozliczy w formie nadgodzin. System standardowo nadgodziny te ustala jako 50%, ale użytkownik programu może sam zdecydować czy tak ma pozostać, czy może część nadgodzin należy rozliczyć jako 100%. Jeżeli nadgodziny mają być rozliczane jako 100%, wówczas w ewidencji obecności pracownika na zakładce Równoważny czas pracy, należy zmienić ręcznie ilość nadgodzin 50% oraz wpisać liczbę nadgodzin 100%.
Jeżeli pracownik przepracuje mniej godzin niż w danym kwartale powinien przepracować, wówczas informacja taka będzie widniała w polu Czas poniżej normy, ale płaca podstawowa nie zostanie pomniejszona o brakującą liczbę godzin do przepracowania.
Rozliczenie czasu pracy można również wpisywać ręcznie, nie korzystając z ewidencji obecności. W takim przypadku, należy w ewidencji obecności danego pracownika w zakładce Równoważny czas pracy zaznaczyć opcję Wpisuj ręcznie. Przy tak zaznaczonej opcji nie wpisuje się godzin w kolumnie Przeprac. oraz Nadg.50% i 100%, tylko łączną sumę godzin przepracowanych w danym miesiącu w polu Godziny przepracowane w kolumnie W miesiącu w zakładce Równoważny czas pracy. Po wpisaniu większej liczby godzin niż do przepracowania, system „nadwyżkę” godzin rozliczy w nadgodziny 50%, natomiast w przypadku wpisania mniejszej liczby godzin – system wyliczy liczbę brakujących godzin w polu Czas poniżej normy. Jeżeli nadgodziny mają zostać rozliczone i na 50% i na 100% wówczas analogicznie do przypadku, gdy użytkownik korzysta z ewidencji obecności, należy zmienić ręcznie ilość godzin w polu Ilość nadg.50% oraz w pole Ilość nadg.100% wpisać odpowiednią ilość godzin. Takie rozliczanie należy wprowadzać w każdym miesiącu, a na koniec każdego kwartału system rozliczy nadgodziny.