Ewidencja środków trwałych

Ewidencję środków trwałych jest wykazem przedmiotów materialnych i niematerialnych oraz wartości prawnych stanowiących majątek niezbędny do prowadzenia działalności firmy.

Obowiązek prowadzenia ewidencji środków trwałych należy do przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów oraz korzystających w działalności gospodarczej ze środków trwałych (ściśle określają to przepisy rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów z 26 sierpnia 2003 r.). Ewidencja jest podstawą do wliczenia amortyzacji w koszty działalności.

Do środków trwałych można zaliczyć grunty, obiekty inżynierii lądowej i wodnej, budowle, budynki i lokale, kotły, maszyny, urządzenia, pojazdy mechaniczne, ruchomości (sprzęt medyczny i laboratoryjny, środki transportu, inwentarz żywy, o ile są użytkowane dłuższej niż rok i są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Ewentualnie mogą być również przekazane do użytku na podstawie umowy najmu czy dzierżawy.

Wartość początkową ustala się na podstawie ceny zakupu oraz kosztów związanych z transportem, dostawą, montażem, opłatą skarbową, itp. z obowiązkowym odliczeniem podatku VAT. W przypadku, gdy środek trwały został wyprodukowany we własnym zakresie, wycenia się go na podstawie wszelkich kosztów poniesionych w czasie wytwarzania, czyli koszt nabycia składników, usług obcych czy wynagrodzenia pracowników. Jeśli nie można określić wartości środka trwałego (został nabyty w darowiźnie lub spadku), należy skorzystać z pomocy biegłego rzeczoznawcy lub samodzielnie wycenić na podstawie podobnych przedmiotów według wartości rynkowej.

Wprowadzenia pozycji do ewidencji należy dokonać najpóźniej w miesiącu, w którym zaczęły być użytkowane. Zazwyczaj dniem nabycia jest data widniejąca na dowodzie zakupu lub umowie, lecz jeśli środek trwały nie może być użytkowany ze względu np. wymaganej naprawy, należy wtedy uwzględnić nie datę nabycia, ale daty faktycznego przyjęcia do użytkowania.

Wykaz środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych powinny zawierać dane:

• liczbę porządkową
• datę nabycia
• datę przyjęcia do użytkowania
• uwzględnienie dokumentu jako dowodu nabycia
• krótki opis określający środek trwały
• symbol KŚT (Klasyfikacji Środków Trwałych), który wydany jest na podstawie odrębnych przepisów (w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10.12.2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych)
• wartość początkową
• stawkę amortyzacyjną
• zaktualizowaną wartość początkową
• datę oraz przyczynę likwidacji lub zbycia środka trwałego

Prowadzenie ewidencji może być w formie papierowej (broszurowej) lub elektronicznej.